Новое в законодательстве в сфере труда

Изменения, внесенные в Трудовой кодекс Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ, предусматривают внедрение электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

 

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее -ЭДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных статьями 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса.

ЭДО позволяет заключать трудовые договоры и оформлять большинство кадровых документов - заявлений, уведомлений, приказов в электронном виде без распечатки (т.е. без дублирования на бумажном носителе).

ЭДО не распространяется согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ на:

- на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;

- акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;

- приказы (распоряжения) об увольнении;

- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

 

Электронные кадровые документы работодатель и работник подписывают электронной цифровой подписью (ЭЦП). Виды документов и соответствующие им виды ЭЦП подробно указаны в  ст. 22.3 ТК РФ. В случаях, установленных данной статьей Трудового кодекса, работодателем и работником может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном правительством Российской Федерации порядке.

Для электронного документооборота работодателем может использоваться цифровая платформа «Работа в России» либо собственная информационная система.

Решение о переходе на ЭДО принимает работодатель в порядке, предусмотренном ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ.

ЭДО вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Соответствующий локальный нормативный акт должен содержать:

сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭДО;

порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;

срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

 

Порядок осуществления ЭДО (например, положение, регламент) утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК для принятия локальных нормативных актов, и может предусматривать:

сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);

исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных абзацем четвертым ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ (перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот), на бумажном носителе;

процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Переход на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, указанного в ч. 7 ст. 22.2 ТК: согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

 Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО признается отказом работника от такого взаимодействия, но за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

 

Постановлением Правительства РФ от 01.07.22 № 1192 утверждены Правила взаимодействия информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, и федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее – единый портал). Правила вступают в действие с 01.09.22.

 

Результатом этого взаимодействия будет размещение кадровых электронных документов в личном кабинете работника на едином портале.

 

 

Юрист НОСОП «Облсовпроф»

Вера Тихомирова