Электронный кадровый документооборот

Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ предусматривает внедрение электронного документооборота в сфере труда. Кадровые документы могут создаваться, подписываться и храниться в электронном виде без их дублирования на бумаге.

Электронный документооборот можно использовать в отношении практически всех кадровых документов, для которых предусмотрена обязательная бумажная форма. Новые правила не распространяются на:

- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;

- акты о несчастном случае на производстве;

- приказы (распоряжения) об увольнении;

- документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

При приеме на работу соискатель также может предъявить свои документы в электронном виде.

Электронный документооборот регулируется локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения ППО. В нем, в частности, нужно будет определить:

- информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу "Работа в России");

- документы для ведения в электронном виде;

- работников, в отношении которых с их согласия станут применять новый формат (в том числе дистанционные работники);

- срок уведомления персонала о нововведении.

Использовать новый формат можно только с письменного согласия работников. С 2022 года не потребуется согласия тех сотрудников, кто по состоянию на 31 декабря 2021 года не имеет опыта работы.

Стороны трудовых отношений подписывают документы электронной подписью. Ее вид зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов. Например, усиленную квалифицированную ЭП можно применять для всех документов. Но есть случаи ее обязательного использования, например для подписания трудового договора. Расходы на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование несет работодатель.

Большинство изменений, предусмотренных указанным ФЗ,  действуют с 22 ноября 2021 года.

Требования к составу и форматам электронных документов будут применяться  с 1 марта 2023 года.

Этим же ФЗ внесены изменения в ст. 68 ТК: теперь издание приказа

(распоряжения) о приеме на работу не является обязательным